TÉRMINOS Y CONDICIONES DE USO DE OPERAHQ
Versión: Borrador 1.0
Fecha de entrada en vigor: 2026-10-20
Última actualización: 2026-10-20
Proveedor del servicio: Midaria S.A.S.
País: República de Colombia
Contacto: admin@midaria.com
NIT: 901754079-5
Domicilio y dirección de notificaciones: Carrera 56 #169a-65, Bogotá, D.C.
1. Identificación y objeto
Los presentes Términos y Condiciones regulan el acceso y uso de OperaHQ, una plataforma de software como servicio (SaaS) destinada a apoyar la gestión operativa de firmas contables, sus clientes, trabajos, tareas, procedimientos, requisitos, entregables y procesos asistidos por inteligencia artificial.
Para efectos de este documento, Midaria S.A.S., en adelante «Midaria», «OperaHQ» o «el Proveedor», es la entidad que ofrece el servicio, sujeto a la confirmación de sus datos societarios definitivos.
La persona natural o jurídica que contrata una suscripción será denominada «el Cliente» o «la Firma». Las personas autorizadas para acceder a través de una cuenta serán denominadas «Usuarios». Las personas naturales o jurídicas cuyos datos incorpore una Firma a la plataforma serán denominadas «Clientes de la Firma», sin que ello las convierta automáticamente en clientes contractuales de Midaria.
Estos términos regulan la relación entre Midaria y el Cliente que contrata OperaHQ, así como las reglas de uso aplicables a los Usuarios.
2. Aceptación y celebración del contrato
La creación de una cuenta, la contratación de un plan, la aceptación expresa de estos términos o el uso de funcionalidades que requieran su aceptación podrán constituir manifestaciones de consentimiento, de acuerdo con el mecanismo de contratación empleado y la normativa aplicable.
Antes de contratar, el Cliente deberá tener acceso a la información esencial sobre el servicio, el precio, la periodicidad de cobro, las características del plan y las condiciones aplicables.
Cuando el contrato se celebre por medios electrónicos, Midaria conservará los registros de aceptación que efectivamente genere el sistema, según su configuración y capacidades técnicas.
Si el Cliente no está de acuerdo con estos términos, deberá abstenerse de contratar o utilizar el servicio.
La aceptación por parte de un representante de una persona jurídica no elimina la necesidad de que dicho representante tenga facultades suficientes para vincularla.
3. Descripción del servicio
OperaHQ es una plataforma de gestión operativa que puede incluir, según las funcionalidades habilitadas y el plan contratado:
a. Administración de firmas, usuarios y clientes.
b. Gestión de trabajos, tareas, asignaciones, estados, dependencias y revisiones.
c. Playbooks y procedimientos reutilizables, incluidas sus versiones publicadas.
d. Gestión de requisitos, solicitudes de información, documentos y entregables.
e. Funcionalidades de colaboración y acceso de clientes a determinadas áreas o procesos.
f. Registro de actividad y trazabilidad de operaciones.
g. Herramientas de gestión del tiempo y seguimiento operativo, cuando estén habilitadas.
h. Calendarios y flujos de trabajo tributarios basados en información normativa incorporada a la plataforma.
i. Funciones asistidas por inteligencia artificial, sujetas a disponibilidad, configuración, límites y plan.
La disponibilidad concreta de cada función depende de la versión del producto, el plan y las condiciones presentadas al momento de la contratación.
Las funciones anunciadas como futuras, experimentales, en desarrollo o no disponibles no forman parte de las prestaciones garantizadas, salvo acuerdo escrito en contrario.
OperaHQ es una herramienta de apoyo operativo. No sustituye el criterio profesional, la revisión de un contador, la validación de obligaciones particulares ni la consulta de fuentes oficiales cuando corresponda.
4. Registro, cuentas y credenciales
El Cliente y sus Usuarios deberán proporcionar información veraz, actualizada y suficiente para administrar sus cuentas.
Cada Usuario será responsable de mantener la confidencialidad de sus credenciales y de comunicar oportunamente cualquier uso no autorizado del que tenga conocimiento.
No deberán compartirse cuentas individuales cuando ello impida identificar adecuadamente a la persona que realiza una acción o contravenga las reglas de acceso de la plataforma.
El Cliente deberá mantener actualizada la lista de Usuarios autorizados, retirar los permisos que ya no sean necesarios y comunicar la salida de personal o la pérdida de control de una cuenta.
Midaria podrá solicitar información razonable para verificar la titularidad de una cuenta, atender incidentes de seguridad o cumplir obligaciones legales.
Las acciones efectuadas mediante una cuenta podrán atribuirse a dicha cuenta a efectos de la operación del servicio, sin que ello constituya una presunción irrebatible sobre la identidad de quien realmente realizó la acción.
5. Organizaciones, aislamiento y permisos
OperaHQ está diseñado para permitir que distintas firmas gestionen sus respectivas operaciones en contextos organizacionales separados.
El acceso a la información deberá estar sujeto al contexto de la organización, la autenticación, las membresías y los permisos aplicables a cada operación.
Cada Firma será responsable de administrar adecuadamente los Usuarios que incorpora y los permisos que les concede.
La existencia de una cuenta en OperaHQ no autoriza a un Usuario a acceder a la información de otra Firma. Tampoco autoriza a un Cliente de una Firma a acceder a información de otros clientes.
Los permisos concretos disponibles dependen de la funcionalidad y configuración aplicables. No se entenderá garantizada una restricción por asignación individual, expediente o tarea si esa restricción no está expresamente disponible y habilitada.
Midaria adoptará medidas técnicas y organizativas razonables para proteger la separación entre organizaciones y corregirá los accesos indebidos de acuerdo con sus procedimientos de seguridad.
Ningún sistema informático puede garantizar un riesgo absolutamente nulo de acceso no autorizado.
6. Responsabilidades del Cliente y de la Firma
El Cliente se compromete a:
a. Utilizar OperaHQ de manera lícita y conforme a estos términos.
b. Asegurarse de que cuenta con una base jurídica válida y, cuando sea necesario, con las autorizaciones correspondientes para incorporar y tratar datos personales, financieros, tributarios, laborales o de terceros.
c. Informar a sus clientes y obtener las autorizaciones que resulten exigibles para el uso de herramientas tecnológicas y proveedores externos.
d. Verificar que la información cargada sea pertinente, correcta y suficientemente actualizada para la finalidad perseguida.
e. Configurar usuarios, permisos, roles y accesos de forma adecuada.
f. Revisar los documentos, cálculos, fechas, recomendaciones y resultados antes de utilizarlos para tomar decisiones o cumplir obligaciones legales.
g. Mantener los originales y soportes documentales que deba conservar por ley o por sus compromisos profesionales.
h. Evitar la carga de información innecesaria, contraseñas, credenciales de terceros o datos especialmente sensibles cuando no exista una necesidad legítima y medidas adecuadas para tratarlos.
i. Notificar oportunamente incidentes que afecten sus cuentas o los datos incorporados a la plataforma.
j. Cumplir las obligaciones de confidencialidad y protección de datos que le correspondan frente a sus propios clientes.
La Firma conserva la responsabilidad profesional por los servicios contables, tributarios y de asesoría que presta a sus clientes.
7. Obligaciones de Midaria
Midaria procurará:
a. Proporcionar acceso a las funcionalidades contratadas conforme a las condiciones del servicio.
b. Aplicar medidas razonables de seguridad y control de acceso.
c. Mantener procedimientos para gestionar incidentes, errores y solicitudes de soporte.
d. Informar de las condiciones esenciales de contratación y de los cambios materiales que correspondan.
e. Tratar los datos personales de acuerdo con la Política de Privacidad y las obligaciones legales aplicables.
f. Gestionar los pagos, la activación de planes y las incidencias de facturación conforme a las condiciones del proveedor de pago que intervenga y al modelo de contratación aplicable.
Estas obligaciones no constituyen una garantía de disponibilidad ininterrumpida, ausencia absoluta de errores o recuperación de cualquier dato en cualquier circunstancia.
8. Trabajos, playbooks y registros
Los playbooks son estructuras de procedimientos que pueden definir tareas, fases, requisitos, entregables, dependencias, roles y fechas de referencia.
Cuando un trabajo se genera a partir de una versión de un playbook o de datos del calendario, puede conservar una referencia o instantánea de los elementos utilizados para facilitar la trazabilidad.
La existencia de un registro histórico no garantiza por sí sola que el procedimiento, la norma, el documento o el resultado original sea correcto.
Los cambios normativos, las actualizaciones del producto y las modificaciones efectuadas por el Cliente pueden requerir una revisión de los trabajos en curso.
El Cliente deberá verificar que la versión utilizada y los datos aplicables corresponden a la obligación o al proceso que pretende gestionar.
Los estados de tarea, las revisiones internas y las confirmaciones dentro de OperaHQ son registros operativos. No equivalen automáticamente a la presentación de una declaración, la aceptación jurídica de un documento, una certificación profesional ni una firma electrónica o digital con requisitos legales específicos.
9. Calendarios tributarios y contenido profesional
OperaHQ puede incorporar fechas, parámetros y procedimientos tributarios derivados de fuentes normativas y de información disponible al momento de su elaboración.
Midaria procurará mantener procesos razonables de actualización y trazabilidad de las fuentes utilizadas. Sin embargo, la información puede quedar desactualizada, contener errores o no contemplar circunstancias particulares de un contribuyente o municipio.
La Firma deberá verificar las obligaciones concretas, los vencimientos y las modificaciones normativas que afecten a cada cliente, especialmente antes de presentar declaraciones, efectuar pagos o adoptar decisiones con consecuencias legales o económicas.
OperaHQ no garantiza que todos los impuestos, municipios, obligaciones, excepciones, calendarios o situaciones particulares estén cubiertos.
La plataforma no presenta por sí sola una declaración ante la DIAN ni acredita el cumplimiento de una obligación tributaria, salvo que una integración específica esté disponible, contratada y confirmada expresamente.
El uso de OperaHQ no crea automáticamente una relación de asesoría profesional entre Midaria y los clientes de la Firma.
10. Inteligencia artificial
OperaHQ puede ofrecer herramientas de inteligencia artificial para asistir en tareas, revisar información, analizar trabajos o generar borradores de procedimientos, según las funciones habilitadas.
Los resultados pueden ser incompletos, incorrectos, desactualizados, sesgados o inadecuados para el contexto concreto.
El Cliente y sus Usuarios deberán revisar los resultados antes de utilizarlos, aprobarlos, publicarlos, enviarlos a terceros o incorporarlos a decisiones profesionales.
La inteligencia artificial no sustituye el juicio humano ni garantiza exactitud normativa, tributaria, contable, jurídica o financiera.
Los resultados generados no deben considerarse asesoría profesional definitiva únicamente por haber sido producidos mediante OperaHQ.
Las solicitudes pueden procesarse mediante proveedores externos de modelos de inteligencia artificial. El tratamiento aplicable dependerá de la arquitectura y configuración efectiva del servicio, los proveedores utilizados y sus condiciones. La Política de Privacidad deberá describir ese tratamiento.
No deberán enviarse a una función de IA datos personales o confidenciales que el Cliente no esté autorizado a tratar o transmitir.
El uso de IA puede estar sujeto a límites por plan, créditos, reglas de consumo, disponibilidad de modelos y controles de uso. Los pesos de consumo y las condiciones aplicables serán los informados dentro de la plataforma o en la oferta comercial vigente.
Midaria podrá limitar temporalmente funciones de IA por razones de seguridad, disponibilidad del proveedor, cumplimiento normativo o prevención de abuso.
11. Planes, precios y créditos de IA
Los precios comerciales de referencia actualmente definidos para los planes mensuales son:
- Starter: COP $99.900 al mes; 500 créditos de IA.
- Professional: COP $199.900 al mes; 2.000 créditos de IA.
- Firm: COP $399.900 al mes; 6.000 créditos de IA.
Estos precios deberán confirmarse contra la pantalla de compra y la oferta vigente antes de publicar esta versión. La información mostrada durante el proceso de contratación deberá identificar el precio aplicable, la periodicidad, los impuestos cuando correspondan y las prestaciones incluidas.
Los límites de usuarios, las funciones específicas, los créditos y demás prestaciones de cada plan serán los que se indiquen expresamente en la oferta comercial vigente. No se entenderá incluido un límite o una función por el solo nombre del plan.
Los créditos de IA representan una unidad de consumo dentro de OperaHQ, no dinero, un depósito, un saldo bancario ni un instrumento de pago.
Los créditos estarán sujetos a las reglas de consumo comunicadas en la plataforma. Antes de modificar materialmente el precio, la cantidad de créditos o la forma de cobro, Midaria informará las condiciones aplicables a los Clientes afectados.
Pendiente de definición antes de publicar: tratamiento de los créditos no utilizados al finalizar un período, acumulación o reinicio mensual, prorrateos, períodos de prueba, descuentos, promociones, cambios de plan y reglas detalladas de consumo.
12. Pagos, renovaciones y facturación
El precio, la periodicidad y las condiciones de pago serán los presentados al Cliente antes de contratar.
Los pagos podrán procesarse mediante los proveedores habilitados por OperaHQ. En la arquitectura de facturación se ha mantenido Wompi como proveedor predeterminado y se ha desarrollado una integración adicional con Polar, cuyo uso efectivo dependerá de su habilitación y configuración.
El proveedor que procese una transacción podrá aplicar sus propios términos, validaciones, mecanismos de pago, verificación de identidad y procedimientos de reembolso.
OperaHQ no afirmará que una suscripción se renueva automáticamente si el mecanismo contratado no implementa esa renovación. Las reglas de renovación, cobro y vencimiento deberán corresponder al flujo de facturación realmente habilitado y a la información presentada durante la compra.
Si un pago es rechazado, queda pendiente o no puede confirmarse, el acceso al plan podrá verse afectado de acuerdo con las reglas comunicadas al contratar. Midaria no deberá considerar un pago como exitoso sin la confirmación correspondiente.
Las solicitudes de reembolso se evaluarán conforme a la ley aplicable, los términos de contratación y las condiciones del proveedor de pago, cuando procedan. Nada en estos términos elimina derechos irrenunciables del consumidor.
Pendiente de validación: procedimiento de facturación, emisión de documentos tributarios, gestión de impuestos, política operativa de reembolsos y flujo de cancelación de cada proveedor.
13. Retracto, cancelación y terminación
Cuando resulte aplicable el Estatuto del Consumidor, el Cliente podrá ejercer los derechos legales que correspondan, incluido el derecho de retracto cuando proceda y dentro de sus condiciones y excepciones legales.
El Cliente podrá solicitar la cancelación de su servicio mediante el procedimiento que se habilite o se informe en el canal de soporte. La fecha efectiva de terminación, los períodos ya pagados y cualquier saldo pendiente dependerán de las condiciones contratadas y de la normativa aplicable.
La cancelación no autoriza a Midaria a desconocer obligaciones legales de reembolso, devolución de dinero o atención de reclamaciones.
Midaria podrá suspender temporalmente el acceso cuando sea razonablemente necesario para proteger la seguridad de la plataforma, investigar un uso abusivo, atender una orden legal o evitar daños a otros usuarios. Cuando sea legal y operativamente posible, informará el motivo y la vía para solicitar revisión.
La terminación por incumplimiento deberá ser proporcional a la naturaleza del incumplimiento, sin perjuicio de las medidas urgentes necesarias ante riesgos de seguridad o actividades ilícitas.
14. Usos prohibidos
Queda prohibido:
a. Acceder o intentar acceder a organizaciones, cuentas, datos o recursos sin autorización.
b. Eludir controles de autenticación, permisos, límites de uso o mecanismos de facturación.
c. Utilizar la plataforma para actividades ilícitas, fraude, suplantación o vulneración de derechos.
d. Introducir código malicioso, ejecutar pruebas de intrusión sin autorización o interferir deliberadamente con la disponibilidad del servicio.
e. Cargar información personal o confidencial sin base jurídica o autorización suficiente.
f. Utilizar la IA para actividades prohibidas por la ley o por las condiciones aplicables de los proveedores.
g. Copiar, revender o explotar comercialmente la plataforma fuera de los derechos concedidos por la licencia de uso.
h. Utilizar el servicio de una manera que comprometa la seguridad, integridad o confidencialidad de otros Clientes.
15. Propiedad intelectual y contenidos
Los derechos sobre OperaHQ, su software, interfaces, diseño, marca, documentación y componentes propios pertenecen a Midaria o a sus respectivos titulares, según corresponda.
Mientras el Cliente cumpla estos términos, Midaria le concede un derecho limitado, no exclusivo, no transferible y revocable conforme a la ley para utilizar el servicio durante el período contratado.
El Cliente conserva los derechos que le correspondan sobre los datos, documentos y contenidos que incorpore a OperaHQ.
El Cliente concede a Midaria la autorización limitada necesaria para alojar, reproducir, procesar, transmitir y mostrar esos contenidos con la finalidad de prestar, proteger y mantener el servicio, de acuerdo con las instrucciones aplicables y la Política de Privacidad.
Los contenidos de los Clientes no se convierten en propiedad de Midaria por el hecho de almacenarse o procesarse en la plataforma.
Los derechos sobre los playbooks y contenidos generados o modificados por los usuarios se determinarán conforme a su titularidad, las licencias aplicables y los acuerdos que existan. No se concede mediante esta cláusula una licencia general para publicar o comercializar contenidos privados de una Firma.
16. Confidencialidad y protección de datos
Cada parte deberá proteger la información confidencial recibida de la otra y utilizarla únicamente para las finalidades autorizadas, sujeto a las excepciones legales aplicables.
La Política de Privacidad de OperaHQ complementa estos términos en materia de datos personales.
Cuando Midaria trate datos personales por cuenta de una Firma, las partes deberán cumplir las obligaciones aplicables a responsables y encargados del tratamiento. Cuando sea necesario, se formalizarán instrucciones y condiciones adicionales mediante un acuerdo de tratamiento de datos.
La Firma será responsable de contar con la autorización, base jurídica y avisos que le correspondan respecto de los datos que incorpore de sus clientes, empleados, proveedores y demás titulares.
17. Disponibilidad, mantenimiento y soporte
OperaHQ se presta mediante infraestructura y servicios tecnológicos que pueden experimentar mantenimiento, interrupciones, errores, restricciones de proveedores externos o incidencias fuera del control directo de Midaria.
Midaria podrá efectuar tareas de mantenimiento, actualizaciones, correcciones y cambios de infraestructura, procurando reducir sus efectos sobre el servicio.
No se establece mediante estos términos un porcentaje mínimo de disponibilidad, un tiempo máximo de recuperación ni un tiempo garantizado de respuesta a incidentes, salvo que exista un acuerdo de nivel de servicio separado y aceptado expresamente.
Los canales, horarios y tiempos de soporte deberán ser los informados en la oferta vigente.
18. Copias de seguridad, exportación y pérdida de datos
Midaria podrá aplicar mecanismos de respaldo y recuperación de acuerdo con sus procedimientos operativos. La existencia de respaldos no implica una garantía absoluta de recuperación de todos los datos o de todas las modificaciones.
El Cliente deberá conservar los documentos y registros que esté obligado a custodiar y utilizar los mecanismos de exportación disponibles cuando necesite copias independientes.
Los formatos de exportación, el alcance de los datos exportables, los plazos de retención y la asistencia de migración dependerán de las capacidades disponibles y de las condiciones del servicio.
Pendiente de definir: plazo de acceso a los datos tras la terminación, período para solicitar exportaciones, política de eliminación y tiempos de purga de respaldos.
19. Limitación de responsabilidad
En la máxima medida permitida por la legislación aplicable, Midaria no será responsable por:
a. Decisiones profesionales adoptadas sin revisar los resultados o verificar las fuentes correspondientes.
b. Errores en datos aportados por el Cliente o por terceros.
c. Incumplimientos tributarios o profesionales atribuibles a la falta de revisión, actuación oportuna o diligencia del Cliente.
d. Interrupciones causadas por proveedores externos, redes, sistemas del Cliente o eventos fuera del control razonable de Midaria.
e. El uso de credenciales por personas a quienes el propio Cliente haya otorgado acceso, sin perjuicio de las obligaciones de seguridad aplicables.
f. Consecuencias derivadas de usos de la plataforma contrarios a estos términos.
Esta cláusula no excluye responsabilidad cuando la ley no permita excluirla o limitarla, ni afecta derechos irrenunciables del consumidor. Tampoco exime a Midaria de sus propias obligaciones legales de seguridad, protección de datos o prestación del servicio.
Cualquier límite cuantitativo de responsabilidad deberá establecerse expresamente, revisarse conforme a la ley colombiana y no se considerará fijado por este borrador.
20. Modificaciones del servicio y de estos términos
Midaria podrá actualizar OperaHQ para corregir errores, mejorar seguridad, adaptar el servicio a cambios tecnológicos o incorporar funcionalidades.
Los cambios materiales en las condiciones contractuales se comunicarán de forma adecuada, indicando su fecha de aplicación cuando corresponda.
Cuando un cambio requiera consentimiento expreso o genere derechos específicos para el Cliente, se aplicará el procedimiento legal correspondiente.
Si el Cliente no acepta una modificación material que requiera su consentimiento, podrá ejercer las opciones que le reconozcan la ley y el contrato aplicable.
21. Legislación aplicable y reclamaciones
Estos términos se regirán por las leyes de la República de Colombia, sin perjuicio de las normas imperativas que resulten aplicables al Cliente.
Las consultas, reclamaciones y solicitudes relacionadas con OperaHQ podrán enviarse a:
Correo: admin@midaria.com
Dirección para notificaciones: admin@midaria.com
Midaria atenderá las reclamaciones conforme a los procedimientos y plazos legalmente aplicables. Nada de lo aquí previsto impide al Cliente acudir a las autoridades competentes.
22. Disposiciones finales
Si una disposición de estos términos resulta inválida o inaplicable, las demás conservarán su efecto en la medida permitida por la ley.
La falta de ejercicio de un derecho no implica renuncia a él.
Estos términos, junto con la oferta comercial aceptada, la Política de Privacidad y los acuerdos adicionales que correspondan, constituyen el marco contractual aplicable a OperaHQ.